Як скласти опис?

Як скласти опис?
Опис справ постійного зберігання складається в архіві на основі, по яких документи передавалися в архів.

Взагалі-опису прийнято при складанні поділяти за термінами зберігання: постійного, тимчасового (10 років), у тому числі з особового складу і специфічні справи, характерні для окремо взятої організації (якщо є, наприклад, податкові справи індивідуальних підприємців, наукові звіти і т . п.). Тут буде розглянуто порядок складання опису справ постійного зберігання (зразок оформлення наведено в кінці). Основне призначення описів облік і оперативний пошук архівних справ. Архівний опис це за своєю суттю довідник з переліком за певною системою, включених до неї одиниць зберігання (справ).

У завершенні процесу науково-технічної обробки справ (тобто після систематизації та підшивки документів у тверду обкладинку) за встановленою формою становлять опис постійного зберігання (зразок у статті відповідає регламентованої нормативними актами формі). Включають в неї в порядку валової нумерації заголовки документів з постійним терміном зберігання, а також можуть увійти частина справ з відміткою ЕПК. Для роботи вам буде потрібно і, щоб оцінити повноту відбору справ та уточнення термінів їх зберігання. Нумерацію справ в описі продовжують протягом декількох років. Надалі допускається у вже оформлений річний розділ опису додатково включати справи (згодом виявлені), при цьому використовують літерні номери (у наведеному прикладі 253а).

Заповнюють графи опису на підставі відомостей на. Кожна справа повинна мати самостійний номер. Якщо фактично вийшло кілька томів, то кожний том необхідно вносити під новим номером. У опису справ зазвичай не повторюють однакові заголовки. Спочатку заголовок повинен бути відтворений в повному варіанті (а також зверху кожного аркуша), у разі повторного написання частина його підлягає заміні на Те ж (див.

зразок накази). Зазвичай опис складається з декількох річних розділів (у зразку за 2009 рік). Наприкінці обов’язково зробити підсумкову запис (знову-таки простіше подивитися на зразку, ніж довго описувати словами).

До опису постійного зберігання прийнято складати передмову, в якому описують основні функції та структуру організації, що належать до періоду впорядкованих документів, основні ввійшли в опис категорії справ, особливості формування і т. п. Передмова підписує його упорядник і відповідальний за архів. При необхідності складають зміст (якщо велика кількість підрозділів), список скорочень (якщо використані терміни за межами загальновживаних слів). Організаціям, що передає свої документи на державне або муніципальне зберігання, потрібно підготувати 4 примірника опису справ постійного зберігання. Для решти виходячи з практичних міркувань (може бути достатньо 1-2 екземпляри). Незакінчену опис (тобто передбачається вести її надалі) НЕ підшивають, її зберігають у папці із зав’язками (актуально для організацій-джерел комплектування держархівів).

розглядає експертна комісія (ЕК) організації (див. стверджує керівник організації. Після затвердження річного розділу опису справ внесення змін можливе тільки після ухвалення ЕПК про це рішення (стосується організацій, що передають згодом документи на державне (муніципальне) зберігання). Отже, зразок опису постійного зберігання мається, основні моменти щодо складання опису наведено. Далі буде стаття про впорядкування документів з особового складу. ** — встановіть безкоштовно демо-версію і оціните її переваги на практиці.

Як скласти опис?

Сподобалася стаття? Поділися нею з друзями!